Systemfehler intern/Aufgaben

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Bevor diese Seite und die Unterseiten bearbeitet werden, bitte als "Systemfehler" mit PW von Felix erfragen einloggen. Dieser Account ist so eingestellt, dass in den "letzten Änderungen" links in der Leiste nicht angezeigt wird, wenn man Veränderungen vornimmt. Das bietet sich an, weil das alles interne Seiten sind, von denen andere nicht unbedingt wissen sollen.

Orga-Aufgaben

  • jeder übernimmt verbindliche eine Aufgabe und ist darauf ansprechbar
  • wenn man sie nicht mehr machen kann, muss man Bescheid sagen
  • berichtet wird auf dem monatlichen Treffen
Aufgabe Was ist zu tun? Anmerkungen / Was ist zu wissen? verantwortlich
Schichtkoordination
  • etwa am 20.ten doodle-link erstellen (www.doodle.ch, z.B. Mo-Fr 17-20.00) und über SF_Aktive@yahoogroups.de verschicken
  • koordinieren, dass möglichst konstante tage besetzt sind (z.B. mo+mi) und ergebnis rumschicken
  • organisieren, dass sich für noch unbesetzte schichten menschen finden
  • seit Januar 2009: Merle
monatlicher Newsletter
  • auf dem "plenum" am ersten montag im monat fragen, was fuer veranstaltungen anstehen bzw. was mitreingenommen werden soll (z.b. umbauaktionen, wo externe sich gern beteiligen koennen o.ä.)
  • die aktuellen oeffnungszeiten fuer den monat rauskriegen
  • die untergruppen (sci, hennis lesekreis, ...) fragen
    • ob sie was haben fuer den naexten monat
    • die regelmäßigen veranstaltungen evtl. immer wieder mit reinnehmen
  • den newsletter draus basteln und an sf_info@yahoogroups.de, sf_paten@yahoogroups.de verschicken. - dafuer muss die betreffende person freigeschaltet sein
  • ich habe auch immer aktuelle anfragen, z.b. ob jemand lust hat, die mitmachvokü mitzumachen oder jemand lust hat, puppentheater zu spielen, ... mitreingenommen - ein, zwei Antowrten gabs da eigeltlich immer
  • ab und zu ists auch gut, den Paten zu danken, dass sie das Projekt unterstützten
  • ab und zu die aktuelle Finanzierungslage miteinflechten
  • ich habe als Reaktion gehoert, dass sich die Leute freuen, wenn die Mail ein Inhaltsverzeichnis am Anfang hat. So a la: 1. bla, 2.bla II, 3. bla III
  • ab Dezember 2009: Merle & Felix
Mailadresse systemfehler-berlin(ät)web.de betreuen

Mails beantworten, folgende Anfragen gibts da häufiger

  • Leute, die fragen, ob wir was abholen können
    • Standardantwort: Nein, geht nicht, wir haben kein Auto, wir sind kein Dienstleister (netter), ...
    • verweisen auf www.bsr-verschenkmarkt.de, www.de.freecycle.org, www.allesundumsonst.de
  • Presseanfragen
  • Leute, die uns helfen wollen (allerdings eher selten)
  • Leute, die Pate werden wollen
    • ihnen schreiben wie das geht: DA/EZM
    • diese Mail an Mailinglistenverantwortlichen weiterleiten, so dass er/sie weiß, dass da gerade jemand Pate/Patin werden will
    • wenn sie DA eingerichtet haben, sollen sie uns nochmal ne Mail schreiben
  • Ablauf bei Anfragen: Mailmenschen schicken die Anfrage über den Verteiler und informieren die Person, dass wenn wir binnen den nächsten Tagen nicht antworten, unsere Antwort negativ ist
  • bei positivem Feedback antwortet die Person vom Verteiler ihr direkt mit dem Verteiler im cc
  • technischer Ablauf: von der Mailadresse systemfehler-berlin(ÄT)web.de wird an schenkladen@gmx.net weitergeleitet, von dieser wird weitergeleitet an Verantwortliche (Merle, Rui, Felix)
  • manche Mails muessen auch nur einfach an den internen Verteiler weitergesendet werden.
  • ab September 2009: Merle, Rui
Flyer und Vordrucke kopieren
  • Die Verantwortlichen für diese Aufgabe müssen darauf achten, dass immer genug Flyer im Laden zur Verfügung stehen.
  • Zu diesen Flyern gehören: 1. PatInnenVereinbarung, 2. Kontodaten des Ladens, 3. Verwandte Projekte Flyer, 4. Schenkladen Werbungsflyer
  • http://people.freenet.de/dobanjy/schenkladen_flyer.rar
  • Am besten auf Vorrat kopieren.
  • Wenn die Aufgabe mit Schichtdienst verbunden ist, dann macht es sich gut einfach währende der Schicht den Flyerbestand zu checken und ggf. einfach zur nächsten Schicht wieder Flyer mitzubringen.
  • Die Vorlagen gibt es digital bei Verantwortlichem
  • Geld zum Kopieren einfach aus der Spendenbox nehmen, Quittungen an die Pinnwand
  • seit 2009: Stevie
Spendenbox ausleeren und ueberweisen
  • Immer am Anfang des Monats wird die Spendenkasse auf unser Konto überwiesen.
  • Konto: SolidarKoop e.V.

Nr: 4020466500 BLZ: 430 609 67 GLS Bank Bochum Betreff: Schenkladenspendenbox + Monat

  • Bitte nicht unglaubwürdiges runden auf ganze Beträge.
  • Das überweisen einmal und am Anfang des Monats hilft zu erfassen wie viel Geld pro Monat über die Spendenbox reinkommen.
  • Die Spendenbox muss zum entleeren abgeschraubt werden.
  • Entweder das Geld behalten und vom eigenen Konto überweisen oder Geld einzahlen gehen, wobei die erste Variante die leichtere ist.
  • seit 2009: Stevie
Arbeit statt Strafe
  • Leute die interessiert sind, werden an Ansprechperson verwiesen
  • diese bespricht mit den Leuten in welchem Umfang sie Stunden ableisten können und wie der Schriftverkehr mit Stundennachweis,... abgewickelt wird
  • am Anfang muss eine Beschäftigungsanmeldung an die zuständige Stelle geschickt werden
  • im Verlauf monatlich ein Stundennachweis, der vom Vorstand unterzeichnet werden muss
  • am Ende eine Beschäftigungsabmeldung
  • Hintergrundinfos: haben wir angeboten, gab Probleme, ...
  • als Telefonnummer sollte nur die ASS-Person-Nummer rausgegeben werden, damit einer offiziellen Person gegenüber nix falsches erzählt wird
  • Bei Geldstrafen und kleineren Gefängnisstrafen möglich
  • Menschen die ASS bei uns machen wollen, werden gefragt aus welchem Grund verurteilt
  • Leute sollten sich mit Schenkladen identifizieren können und gerne hier sein
  • Leute müssen sich auf dem monatlichen Treffen vorstellen
  • auch vor monatlichen Treffen kann sich Stevie mit ihnen treffen und Verbindlcihkeit beurteilen
  • Schichtdienst wäre präferiert, andere Aufgaben vorstellbar
  • Es gibt eine Vereinbarung mit dem sozialen Dienst der Justiz in dem genau geregelt ist, wie ASS aussehen soll
  • Es muss ein Stundennachweis geführt und monatlich eingereicht werden
  • Unterschrieben werden muss der Stundennachweis von Felix oder Jonas
  • ASS kann erst beginnen sofern auf monatlichen Treffen gewesen sind
  • Akten sind im OrgaOrner
  • es gibt eine Kooperationsvereinbarungen mit den "Sozialen Diensten der Justiz"
  • seit November 2009: Stevie
Strom

sich um ankommende Briefe kuemmern, die vom Stromanbieter kommen, z.B.

  • Mahnungen
    • rauskriegen, warum sie uns mahnen, mit dem Kontoverantwortlichen reden
  • die Jahresendabrechnung
    • sind die Forderungen berechtigt? wenn nein, dort anrufen
  • die Aufforderung die Zählerstände mitzuteilen (einmal im Jahr)
    • die Zähler sind im Keller, wir haben keinen eigenen Schlüssel zu den Zählern, d.h. das Haus muss gebeten werden, mit dem Hausmeister Kontakt aufzunehmen, der dann zu einer bestimmten Zeit den Keller aufschliesst und uns nachgucken laesst oder er sieht selber nach
    • den Zählerstand dem Stromanbieter mitteilen
  • wir sind bei EWS Schönau mit einem monatlichen Abschlag von 32 Euro angemeldet (1500 kwh)
  • ist ein sehr cooler Anbieter (der "öko-ste")
  • die Dokumente sind im OrgaOrdner
  • vorher waren wir bei Lichtblick, da aber zwei Mahnungen von den Schenkis ignoriert wurden, hat Lichtblick uns gekündigt
  • seit November 2009: ?
Kontaktperson zum Haus (Scharni29)

in folgenden Fällen muss Kontakt zum Haus aufgenommen werden

  • wenn wir an den Stromzähler wollen
  • wenn Verhandlungen wegen der Räume geführt werden müssen
  • aktuell: weil wir eine FreiFunkBox installieren wollten, was immernoch nicht geschehen ist

Kontakt:

  • Mareike ist unser Kontakt zum Haus, Rui hat ihre Nummer

Vertragliches:

  • wir sind keine Mieter, sondern Nutzer der Räumlichkeiten
  • zu diesem Zweck wurde zwei "Nutzungsvereinbarung"en geschlossen - eine für den kleinen Raum (Ex-SozKult, kostet 154 Euro), eine für alle restlichen Räume (350 Euro)
  • der Verein SolidarKoop e.V., vertreten durch Jonas und Felix, ist offiziell der Nutzer
  • die Räume werden von "Die Scharnwebers e.V.", vertreten durch Tim Zülch (wohnt im Haus), zur Verfügung gestellt
  • die Vereinbarungen finden sich im OrgaOrdner
  • wir haben keinen eigenen Kellerschlüssel (wir hatten mal einen, der wurde aber von jemandem verbummelt)

Finanzierung:

  • bis November 2009 gabs eine Finanzierung für den kleinen Raum über "Jugend in Aktion"
  • diese ist weggefallen, wir haben uns entschlossen, den Raum halten zu wollen, was aber zu einem sehr großen monatlichen Defizit geführt hat (aktueller Stand auf der Homepage http://www.systemfehler-berlin.de.vu - Ca. Fehlen gerade 180? Euro monatlich)
  • seit 2009: Rui
Telefon
  • einmal monatlich in den Account unter http://www.arcor.de/pksc/index_pub.jsp mit den Zugangsdaten im OrgaOrdner gucken, wie hoch die Telefonrechnung ist
  • Downloaden und Archivieren der PDF-Datei (sehr wichtig - wird für die Steuererklärung gebraucht)
  • eigentlich muesste immer 33,95 € da stehen, weil das die Grundgebuehr ist und alles weitere eigentlich nicht angerufen werden soll/kann
  • wenn dem nicht so ist, dann muss man sich den Einzelverbindungsnachweis ansehen und rauskriegen, von wem das Geld einzutreiben ist ;) bzw. den anderen Bescheid zu sagen
  • unser Anbieter: Arcor: Bandbreite 2000, Telefon-Flatrate ins deutsche Festnetz, Grundgebühr 33,95 €
  • Wir sind Geschäftskunden bei Arcor, Kundenhotline ist kostenlos
  • fuer unser Telefon hat Felix durch einen Trick das Telefonieren auf Handys und ins Ausland gesperrt (kann er auf Nachfrage erklären)
  • das ist jedoch nicht von Provider-Seite aus gesperrt und technisch eigentlich moeglich
  • mit dem Vetomat ist schon seit längerem die Installation einer Box geplant, mit der über WLAN mit Hilfe von FreiFunk andere Leute unser Internet mitnutzen können
    • dafür wurde im Haus bereits eine Box installiert, beim Vetomat auch
    • freigeschaltet ist das allerdings noch nicht
    • abgesprochen ist mit dem Vetomat, dass wir, wenns dazu kommt, unseren Anschluss auf 16000 kb erhöhen und uns die Anschlussgebühr dann teilen (Stand Juli 2009, seit dem ist nix passiert)
    • Rechtlich schwierige Situation, Telefonanschluss gehört Solidarkoop, d.h. wenn der Verein verklagt wird, können Ansprüche an den Verein und damit das Vereinsvermögen gehen.
    • Ist aber unwahrscheinlich, Freifunk besteht seit 5 Jahren, noch keine Vorfälle/Klagen
  • alle Passwörter bei Verantwortlichem und im OrgaOrdner
  • Wir nutzen nur eine Telefonnummer 030 536 75 460, haben aber prinzipiell 10
  • ab Januar 2010: Henni
Kontoführung - Geldein/ausgänge beobachten

einmal monatlich zu Beginn des Monats muss mit Hilfe der Online-Banking-Software der aktuelle Kontostand mit allen Geldein/ausgängen abgerufen werden

  • die Geldein/ausgänge werden in ein Excel-Dokument übertragen
    • Einnahmen: dazu wird die Summe aller Daueraufträge und EZM (Patengelder) und die Summe aller sonstigen Einnahmen gebildet (Laden/Einmalspenden)
    • Ausgaben: Nutzungsgeführ für die Räume, Telefon, Strom und gescheiterte EZM
  • wenn EZM zurückgekommen sind (Unkosten von 8,50-10,50 für uns)
    • EZM deaktivieren
    • Kontaktieren der Leute, deren EZM nicht funktioniert hat und fragen, ob sie weiter Paten sein wollen; erst wenn ein ja kommt, wieder aktivieren

NeuPaten

  • bei jedem Geldeingang überprüft, ob es sich um einen Neupaten handelt
    • wenn ja: Eintragen des Neupaten mit Namen und wenn mit angegeben mit Mailadresse und monatlichen Betrag in die Patenübersicht
  • Einrichten neuer EZM, sofern neue dazugekommen sind
    • Übertragen der Daten (Mailadresse, Betrag,...) in die Patenübersicht
    • die EZM werden im OrgaGeldOrdner gesammelt, müssen auf Nachfrage der Bank vorgelegt werden
  • Versenden der Willkommen/Danke-Mail an alle Neupaten und Informieren, dass sie auf den PatenVerteiler kommt
  • Raufsetzen aller Neupaten auf die Mailingliste

EZM durchführen

  • EZM via OnlineBankingSoftware in Auftrag geben (muss monatlich wiederholt werden, geht nicht automatisch wie bei Daueraufträgen)
  • Aktualisieren des Kontostandes nach EZM im Excel-Dokument

Aktualisieren der Info, wieviel Geld noch monatlich gebraucht wird auf der Systemfehler-Homepage

  • der Verein SolidarKoop e.V. hat ein Konto bei der GLS Bank
  • das Konto kann auch ohne Software im Internet eingesehen werden:
  • Einzugsermächtigungen müssen zwischen 1. und 5. ausgelöst werden
  • verantwortlich: Felix, Simone, Coline
Briefe
  • sehr regelmäßig den Briefkasten checken, der Schlüssel haengt am Brett
  • der Briefkasten ist haeufig mit Werbung ueberfuellt, birgt die Gefahr, dass wichtige Dinge nicht mehr reinpassen
  • Briefe Strom, Telefon, ... an Pinnwand heften und für diesen Bereich verantwirtliche Person informieren (wichtig!)
  • seit Oktober 2009: Simone
Ansprechpartner/in für externe Veranstaltungen
  • wenn Leute im Laden anfragen, ob und wie sie Veranstaltungen machen können, werden sie an diese verantwortliche Person weitergeleitet (d.h. Mail/Telefon weitergegeben)
  • Ansprechperson klärt mit ihnen, wie und wann der Raum genutzt werden kann, wie sie den Schlüssel bekommen, wann sie ihn wieder abgeben müssen, was sie alles wissen müssen
  • trägt die Raumnutzung in den Raumnutzungsplan im Wiki ein
  • seit Oktober 2009: Henni
Steuererklärung machen
  • Für den Verein, einmal jährlich alle Ausgaben und Einnahmen gegeneinander auflisten und aufrechnen

Arbeit erfolgt mit vorgefertigtem Excel-Dokument

  • Sachbericht muss ebenfalls angefertigt und vorgelegt werden
  • Quittungen müssen sortiert und bereitgehalten werden

Ablauf

  • Kontobewegungen exortieren aus Software in Exceltabelle
  • jede Kontobewegung zurodnen: Raumnutzungsgebühr, Strom, Spende, Förderung, Telefon,...
  • Posten summieren und den Bereichen (ideel, wirtschaftlich, ...) zuordnen
  • eintragen in offizielles Dokument des Finanzamts und ausdrucken
  • muss nächstes Mal 2010 eingereicht werden
  • alle notwendigen Dokumente inkl. der Abrechungen für 2007 und 2008 sind im OrgaOrdner
  • verantwortlich: Felix, Simone, Stevie
Mailinglisten adminstrieren - Timon?
  • sollen neue Leute auf einen Verteiler, so muss man sich bei http://de.groups.yahoo.com/group/Name der Gruppe einloggen und auf Mitglieder einladen, Mitglieder hinzufügen klicken und sie manuell draufsetzen
  • Mailinglisten
    • SF_Aktive@yahoogroups.de - Verteiler für Orgagruppe + Leute, die die Räume irgendwie nutzen
    • Systemfehler@yahoogroups.de Verteiler für die Orgagruppe
    • SF_Paten@yahoogroups.de - Verteiler für Paten, wird von Kontomenschen geführt und da läuft auch der Newsletter drüber
    • SF_Info@yahoogroups.de - ca. 140 Leute, darüber läuft ebenfalls der Newsletter
  • Zur Administration braucht man einen yahoo-Account
  • seit November 2009: Timon
Webseite und: http://www.systemfehler-berlin.de.vu
  • aktuell halten: Öffnungszeiten und Aktuelles
  • Zugangsdaten erhalten
  • seit November 2009: Timon
Neupaten begrüßen und auf die Mailingliste setzen
  • neue Paten geben ihre Mailadresse mit an, daher kriegt man Mailadressen von Neupaten in regelmäßigen Abständen
  • Vorgehen: Mailadressen werden auf den Patenverteiler gesetzt und eine Willkommen/Danke, dass du Pate geworden bist-Mail versendet
  • seit 2007: Felix
Info-Newsletter im Laden auslegen und Liste immer uebertragen
  • Vordruck "Möchtest du auf die Info-Mailingliste" ausdrucken und im Laden aushängen
  • regelmäßig die Leute, die sich eingetragen haben, auf die Mailingliste setzen und neue Liste auslegen
  • seit 2009: Timon
Spendenquittungen für Spender/innen erstellen
  • ab und zu fragen Spender/innen via Mail oder in echt, ob sie eine Spendenquittung für das Finanzamt haben können
  • der Vordruck dafür muss verändert werden, d.h. Name und Anschrift des Spenders eingefügt werden
  • Ausdrucken, Vereinsvorstände müssen unterschreiben, muss als Brief oder wie auch immer in die Hände der spendenden Person gelangen
  • wichtig: kann natürlich nur für real geflossene Spenden erstellt werden
  • seit Dezember 2009:  ?
Verein: Mitgliederversammlung organisieren & Sachbericht schreiben
  • einmal jährlich muss der Verein eine Mitgliederversammlung abhalten
  • dafür muss ein Protokoll erstellt werden (siehe Vorlagen) und ausgedruckt werden, unterschrieben werden und den Vereinsdokumenten hinzugefügt werden
  • außerdem wird für die Steuererklärung ein Sachbericht verlangt, der darüber informiert, was der Verein das Jahr über gemacht hat (man kann sich an alten Sachberichten orientieren)
  • seit Dezember 2009: Simone & Coline