Systemfehler intern/Aufgaben

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Diese Seite wurde zuletzt am 26.04.2012 gemeinsam überarbeitet und aktualisiert.




Orga-Aufgaben

  • jeder übernimmt verbindliche eine Aufgabe und ist darauf ansprechbar
  • wenn man sie nicht mehr machen kann, muss man Bescheid sagen
  • berichtet wird auf dem monatlichen Treffen
Aufgabe Was ist zu tun? Anmerkungen / Was ist zu wissen? verantwortlich
Schichtkoordination
  • etwa am 20.ten doodle-link erstellen (www.doodle.ch, z.B. Mo-Fr 17-20.00) und über SF_Aktive@yahoogroups.de verschicken
  • koordinieren, dass möglichst konstante tage besetzt sind (z.B. mo+mi) und ergebnis rumschicken
  • organisieren, dass sich für noch unbesetzte schichten menschen finden

  • seit Januar 2014: Jan
monatlicher Newsletter
  • auf dem letzten "plenum" fragen, was fuer veranstaltungen anstehen bzw. was mitreingenommen werden soll
  • die aktuellen oeffnungszeiten fuer den monat rauskriegen
  • die untergruppen (sci, arche nova usw.) fragen
    • ob sie was haben fuer den naexten monat
    • die regelmäßigen veranstaltungen evtl. immer wieder mit reinnehmen
  • den newsletter draus basteln und an sf_info@yahoogroups.de, sf_paten@yahoogroups.de verschicken. - dafuer muss die betreffende person freigeschaltet sein
  • ab und zu ists auch gut, den Paten zu danken, dass sie das Projekt unterstützten
  • ab und zu die aktuelle Finanzierungslage miteinflechten
  • ich habe als Reaktion gehoert, dass sich die Leute freuen, wenn die Mail ein Inhaltsverzeichnis am Anfang hat. So a la: 1. bla, 2.bla II, 3. bla III
  • seit September 2012: Jan
Mailadresse systemfehler-berlin(ät)web.de betreuen

Mails beantworten, folgende Anfragen gibts da häufiger

  • Leute, die fragen, ob wir was abholen können
    • Standardantwort: Nein, geht nicht, wir haben kein Auto, wir sind kein Dienstleister (netter), ...
    • verweisen auf www.bsr-verschenkmarkt.de, www.de.freecycle.org, www.allesundumsonst.de
  • Presseanfragen
  • Leute, die uns helfen wollen (allerdings eher selten)
  • Leute, die Pate werden wollen
    • ihnen schreiben wie das geht: DA(am liebsten)/EZM
    • diese Mail an Mailinglistenverantwortlichen weiterleiten, so dass er/sie weiß, dass da gerade jemand Pate/Patin werden will
    • wenn sie DA eingerichtet haben, sollen sie uns nochmal ne Mail schreiben
  • Ablauf bei Anfragen: Mailmenschen schicken die Anfrage über den Verteiler und informieren die Person, dass wenn wir binnen den nächsten Tagen nicht antworten, unsere Antwort negativ ist
  • bei positivem Feedback antwortet die Person vom Verteiler ihr direkt mit dem Verteiler im cc
  • technischer Ablauf: von der Mailadresse systemfehler-berlin(ÄT)web.de wird an schenkladen(at)gmx.net weitergeleitet, von dieser wird weitergeleitet an Verantwortliche (Rui, Felix)
  • manche Mails muessen auch nur einfach an den internen Verteiler weitergesendet werden.
  • ab August 2011: Robert (& Rui)
Flyer und Vordrucke kopieren
  • Die Verantwortlichen für diese Aufgabe müssen darauf achten, dass immer genug Flyer im Laden zur Verfügung stehen.
  • Zu diesen Flyern gehören: 1. PatInnenVereinbarung, 2. Kontodaten des Ladens, 3. Verwandte Projekte Flyer, 4. Schenkladen Werbungsflyer
  • Am besten auf Vorrat kopieren.
  • Wenn die Aufgabe mit Schichtdienst verbunden ist, dann macht es sich gut einfach währende der Schicht den Flyerbestand zu checken und ggf. einfach zur nächsten Schicht wieder Flyer mitzubringen.
  • Die Vorlagen gibt es digital bei Verantwortlichem
  • Geld zum Kopieren einfach aus der Spendenbox nehmen, Quittungen an die Pinnwand
  • seit 2009: Robert
Spendenbox ausleeren und ueberweisen
  • Immer am Anfang des Monats wird die Spendenkasse auf unser Konto überwiesen.
  • Konto: SolidarKoop e.V.

Nr: 4020466500 BLZ: 430 609 67 GLS Bank Bochum Betreff: Schenkladenspendenbox + Monat

  • Bitte nicht unglaubwürdiges runden auf ganze Beträge.
  • Das überweisen einmal und am Anfang des Monats hilft zu erfassen wie viel Geld pro Monat über die Spendenbox reinkommen.
  • zwei Spendenboxen gibt es gerade für das Schenkladen; eine blaue und blumige Box (im Spind gelagert) und eine, die im Tresen eingerichtet ist (sie kann geöffnet werden, indem man das Glas dreht.)
  • Entweder das Geld behalten und vom eigenen Konto überweisen oder Geld einzahlen gehen, wobei die erste Variante die leichtere ist.
  • seit Oktober 2011: Robert
Arbeit statt Strafe
  • Leute die interessiert sind, werden an Ansprechperson verwiesen
  • diese bespricht mit den Leuten in welchem Umfang sie Stunden ableisten können und wie der Schriftverkehr mit Stundennachweis,... abgewickelt wird
  • am Anfang muss eine Beschäftigungsanmeldung an die zuständige Stelle geschickt werden
  • im Verlauf monatlich ein Stundennachweis, der vom Vorstand unterzeichnet werden muss
  • am Ende eine Beschäftigungsabmeldung
  • Hintergrundinfos: haben wir angeboten, gab Probleme, ...
  • als Telefonnummer sollte nur die ASS-Person-Nummer rausgegeben werden, damit einer offiziellen Person gegenüber nix falsches erzählt wird
  • Bei Geldstrafen und kleineren Gefängnisstrafen möglich
  • Menschen die ASS bei uns machen wollen, werden gefragt aus welchem Grund verurteilt
  • Leute sollten sich mit Schenkladen identifizieren können und gerne hier sein
  • Leute müssen sich auf dem monatlichen Treffen vorstellen
  • auch vor monatlichen Treffen kann sich Stevie mit ihnen treffen und Verbindlcihkeit beurteilen
  • Schichtdienst wäre präferiert, andere Aufgaben vorstellbar
  • Es gibt eine Vereinbarung mit dem sozialen Dienst der Justiz in dem genau geregelt ist, wie ASS aussehen soll
  • Es muss ein Stundennachweis geführt und monatlich eingereicht werden
  • Unterschrieben werden muss der Stundennachweis von Robert (& Jonas)
  • ASS kann erst beginnen sofern auf monatlichen Treffen gewesen sind
  • Akten sind im OrgaOrner
  • es gibt eine Kooperationsvereinbarungen mit den "Sozialen Diensten der Justiz"
  • seit 2014: Hardy
Kontaktperson zum Haus (Supamolli)

Kontakt:

  • Simon (Email in der Kontaktliste) offiziell
  • Uwe (Email in der Kontaktliste)
  • Alex (Telefonnummer in der Kontaktliste)
  • seit ?: ?
Internet & Telefon
  • Downloaden und Archivieren der Rechnungen im PDF-Format (sehr wichtig - wird für die Steuererklärung gebraucht)
  • eigentlich muesste immer 24,95 € da stehen, weil das die Grundgebuehr ist und alles weitere eigentlich nicht angerufen werden soll/kann
  • unser Anbieter: Easybell (Account unter http://www.easybell.de): Bandbreite bis zu 16000 kbits/sek, Telefon-Flatrate ins deutsche Festnetz, keine Mindestvertragslaufzeit, Grundgebühr 24,95 €
  • Wir sind Privatkunden bei easybell, Kundenhotline erreichbar unter 030 809 510 00
  • fuer unser Telefon wurde das Telefonieren auf Handys und ins Ausland gesperrt
  • das ist jedoch nicht von Provider-Seite aus gesperrt und technisch eigentlich moeglich (mit extra Tastenkombination)
  • Kundennummer und alle Passwörter bei Verantwortlichem und im OrgaOrdner
  • WLAN lautet Systemfehler (Passwort hängt auch an der Pinnwand)
  • Fritz!-Box-Passwort lautet Syst3mf3hl3r
  • ab August 2014: Janine
Kontoführung - Geldein/ausgänge beobachten

einmal monatlich zu Beginn des Monats muss mit Hilfe der Online-Banking-Software der aktuelle Kontostand mit allen Geldein/ausgängen abgerufen werden

  • die Geldein/ausgänge werden in ein Excel-Dokument übertragen
    • Einnahmen: dazu wird die Summe aller Daueraufträge und EZM (Patengelder) und die Summe aller sonstigen Einnahmen gebildet (Laden/Einmalspenden)
    • Ausgaben: Nutzungsgeführ für die Räume, Telefon, Strom und gescheiterte EZM
  • wenn EZM zurückgekommen sind (Unkosten von 8,50-10,50 für uns)
    • EZM deaktivieren
    • Kontaktieren der Leute, deren EZM nicht funktioniert hat und fragen, ob sie weiter Paten sein wollen; erst wenn ein ja kommt, wieder aktivieren

NeuPaten

  • bei jedem Geldeingang überprüft, ob es sich um einen Neupaten handelt
    • wenn ja: Eintragen des Neupaten mit Namen und wenn mit angegeben mit Mailadresse und monatlichen Betrag in die Patenübersicht
  • Einrichten neuer EZM, sofern neue dazugekommen sind
    • Übertragen der Daten (Mailadresse, Betrag,...) in die Patenübersicht
    • die EZM werden im OrgaGeldOrdner (in der WG-Anzengruberstr.) gesammelt, müssen auf Nachfrage der Bank vorgelegt werden
  • Versenden der Willkommen/Danke-Mail an alle Neupaten und Informieren, dass sie auf den PatenVerteiler kommt
  • Raufsetzen aller Neupaten auf die Mailingliste

EZM durchführen

  • EZM via OnlineBankingSoftware in Auftrag geben (muss monatlich wiederholt werden, geht nicht automatisch wie bei Daueraufträgen)
  • Aktualisieren des Kontostandes nach EZM im Excel-Dokument

Aktualisieren der Info, wieviel Geld noch monatlich gebraucht wird bzw. wieviel PatInnen noch fehlen auf der Systemfehler-Homepage

  • der Verein SolidarKoop e.V. hat ein Konto bei der GLS Bank
  • das Konto kann auch ohne Software im Internet eingesehen werden:
  • Einzugsermächtigungen müssen zwischen 1. und 5. ausgelöst werden


Hier das Formular Auslagenerstattung

  • verantwortlich: Franziska, Janine, Hardy
Briefe
  • sehr regelmäßig den Briefkasten checken, der Schlüssel hängt rechts neben dem Regal, erster Raum
  • der Briefkasten ist häufig mit Werbung überfüllt, birgt die Gefahr, dass wichtige Dinge nicht mehr reinpassen
  • Briefe Strom, Telefon, ... an Pinnwand (links neben der Spüle bzw. rechts neben Notausgang erster Raum) heften und für diesen Bereich verantwortliche Person informieren (wichtig!)
  • Kontoauszüge (dicker Brief) in den Spint und Zettel auf den Tresen

  • ab Januar 2012: die Schicht
Ansprechpartner/in für externe Gruppen und Veranstaltungen
  • wenn Leute im Laden anfragen, ob und wie sie Veranstaltungen machen können, werden sie an diese verantwortliche Person weitergeleitet (d.h. Mail/Telefon weitergegeben)
  • Ansprechperson klärt mit ihnen, wie und wann der Raum genutzt werden kann, wie sie den Schlüssel bekommen, wann sie ihn wieder abgeben müssen, was sie alles wissen müssen
  • trägt die Raumnutzung in den Raumnutzungsplan im Wiki ein

  • ab Januar 2012: Robert (und Dirk: Räume auf und zu schließen)
Steuererklärung machen
  • Für den Verein, einmal jährlich alle Ausgaben und Einnahmen gegeneinander auflisten und aufrechnen

Arbeit erfolgt mit vorgefertigtem Excel-Dokument (wo?)

  • Sachbericht muss ebenfalls angefertigt und vorgelegt werden
  • Quittungen müssen sortiert und bereitgehalten werden

Ablauf

  • Kontobewegungen exortieren aus Software in Exceltabelle
  • jede Kontobewegung zurodnen: Raumnutzungsgebühr, Strom, Spende, Förderung, Telefon,...
  • Posten summieren und den Bereichen (ideel, wirtschaftlich, ...) zuordnen
  • eintragen in offizielles Dokument des Finanzamts und ausdrucken
  • muss nächstes Mal 2010 eingereicht werden
  • alle notwendigen Dokumente inkl. der Abrechungen für 2007 und 2008 sind ?? im OrgaOrdner ??
  • Mitgliederliste führen
  • verantwortlich: Robert


Vereinsvorstand, Kassenwart
  • Kassenwart: Barkassenbuch führen
  • Vorstand 1 und 2: unterschriftsberechtigt, haftbar bei Fahrlässigkeit

  • verantwortlich: Jonas, Robert
Einladen zur Versammlung
  • ansetzen der und einladen zur Mitgliederversammlung

  • verantwortlich: Robert
Mailinglisten adminstrieren
  • sollen neue Leute auf einen Verteiler, so muss man sich bei http://de.groups.yahoo.com/group/Name der Gruppe einloggen und auf Mitglieder einladen, Mitglieder hinzufügen klicken und sie manuell draufsetzen
  • Mailinglisten
    • SF_Aktive@yahoogroups.de - Verteiler für Orgagruppe + Leute, die die Räume irgendwie nutzen
    • (Systemfehler@yahoogroups.de Verteiler wurde im Frühjahr 2011 abgeschafft)
    • SF_Paten@yahoogroups.de - Verteiler für Paten, wird von Kontomenschen geführt und da läuft auch der Newsletter drüber
    • SF_Info@yahoogroups.de - ca. 140 Leute, darüber läuft ebenfalls der Newsletter
  • alle Leute aus Mitdenkgruppe müssen auch auf Mitmachverteiler gesetzt werden
  • Zur Administration braucht man einen yahoo-Account
  • seit 2013: Jan
Blog - http://www.systemfehler-berlin.de.vu
  • Jede/r kann selbst Bloggen, dazu unter www.systemfehler-berlin.de.vu einloggen mit Systemfehlerblog@riseup.net und das Passwort bei Jan erfragen. Sollen Strukturveraenderungen am Blog vorgenommen werden, dann Verantwortlichen kontaktieren.
  • seit Februar 2011: Jan
Neupaten begrüßen und auf die Mailingliste setzen
  • neue Paten geben ihre Mailadresse mit an, daher kriegt man Mailadressen von Neupaten in regelmäßigen Abständen
  • Vorgehen: Mailadressen werden auf den Patenverteiler gesetzt und eine Willkommen/Danke, dass du Pate geworden bist-Mail versendet

  • seit ?: ?
Info-Newsletter im Laden auslegen und Liste immer uebertragen
  • Vordruck "Möchtest du auf die Info-Mailingliste" ausdrucken und im Laden aushängen
  • regelmäßig die Leute, die sich eingetragen haben, auf die Mailingliste setzen und neue Liste auslegen

  • seit Oktober 2013: Jan
Spendenquittungen für Spender/innen erstellen
  • ab und zu fragen Spender/innen via Mail oder in echt, ob sie eine Spendenquittung für das Finanzamt haben können
  • der Vordruck dafür muss verändert werden, d.h. Name und Anschrift des Spenders eingefügt werden
  • Ausdrucken, Vereinsvorstände müssen unterschreiben, muss als Brief oder wie auch immer in die Hände der spendenden Person gelangen
  • wichtig: kann natürlich nur für real geflossene Spenden erstellt werden
  • seit November 2011: Robert (Jonas)
Verein: Mitgliederversammlung organisieren & Sachbericht schreiben
  • einmal jährlich muss der Verein eine Mitgliederversammlung abhalten
  • dafür muss ein Protokoll erstellt werden (siehe Vorlagen) und ausgedruckt werden, unterschrieben werden und den Vereinsdokumenten hinzugefügt werden
  • außerdem wird für die Steuererklärung ein Sachbericht verlangt, der darüber informiert, was der Verein das Jahr über gemacht hat (man kann sich an alten Sachberichten orientieren)
  • beide Dokumente werden ausgedruckt. eine Kopie zum Abheften in den Vereinsordner, eine Kopie zur Steuererklärungsgruppe.

  • seit ???: ?
Kontaktliste verwalten
  • die Kontakte auf der Liste sind regelmäßig zu aktualisieren
  • neue Kontakte hinzufügen
  • um die Kontaktliste zu finden einen Orgamenschen befragen wie das geht
  • um bei den mailadressen und telefonnummern spam durch Webseitenscreening zu vermeiden Einträge so gestallten: Email: muster*at*muster.de Telefon 0178*388383948
  • seit 2014: Dirk
Inventar
  • Wissen, was für Materialien und Werkzeuge wir haben.
  • Wissen, wo diese sind und wer sie hat.
  • Inventarliste anfertigen

Hier die Inventarliste

  • seit ? ?
Terminwikiseite
  • einrichten
  • aktuell halten
  • plenum informieren
  • ab Mai 2012: Jan
Öffentlichkeitsarbeit
  • Fragen von Presse/Rundfunk/Fernsehen beantworten
  • Sich um Sendeanfragen kümmern
  • Interneteintragungen bei denen der Systemfehler gelistet ist schalten/betreuen
  • bei zweifelhaften anfragen plenum informieren/fragen ob Veröffentlichung ok ist
  • ab September 2011: Frithjof, Robert
Schlüsselverantwortliche_r
  • hat einen Überblick über die Anzahl der vorhandenen Schlüssel
  • weiß wer einen hat
  • gibt Schlüssel aus und nimmt sie wieder zurück
  • und kümmert sich um benötigte Kopien
  • seit Mai 2012 Elsa